KI Digitalisierung und Automatisierung von Payroll

Digitalisierung, HR-Payroll

Die Bearbeitung von Mitarbeiterabrechnungen ist eine der komplexesten Aufgaben im HR-Bereich. Unternehmen stehen oft vor Herausforderungen wie hohem Arbeitsaufwand, fehleranfälligen Prozessen und steigenden Erwartungen der Mitarbeiter. Ein effektiver Umgang mit Abrechnungen ist jedoch entscheidend für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und den langfristigen Erfolg des Unternehmens. In diesem Artikel zeigen wir, wie moderne KI-gestützte Software die Digitalisierung und Automatisierung von Abrechnungsprozessen ermöglicht.

Herausforderungen bei der Bearbeitung von Mitarbeiterabrechnungen

Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, ein großes Volumen an Abrechnungen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, HR-Portale oder Papier effizient zu bearbeiten. Häufig fehlen Übersicht und effiziente Prozesse, was zu längeren Bearbeitungszeiten und sinkender Mitarbeiterzufriedenheit führt. Weitere Herausforderungen sind:

• Manuelle Prozesse: Viele Unternehmen nutzen noch Tabellen oder veraltete Tools, die den Bearbeitungsprozess verlangsamen.
• Fehlende Priorisierung: Kritische Anliegen werden nicht rechtzeitig erkannt, was zu Eskalationen führen kann.
• Unzureichende Transparenz: Mitarbeiter erhalten oft keine Statusupdates, was zu Frustration und Unzufriedenheit führt.

Die Digitalisierung dieser Prozesse ist der erste Schritt zur Verbesserung. Routineaufgaben wie Abrechnungsanfragen können heute einfach automatisiert werden, einschließlich der Auslösung notwendiger Folgeprozesse.

Warum Mitarbeiterabrechnungen digitalisieren?

Die Digitalisierung von Abrechnungsprozessen bietet zahlreiche Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Schnelle und transparente Lösungen stärken das Vertrauen der Mitarbeiter.
• Kostenreduktion: Weniger Fehler und schnellere Bearbeitungszeiten senken die Prozesskosten.
• Datenbasierte Optimierung: Digitale Tools bieten wertvolle Einblicke in häufige Abrechnungsprobleme und ermöglichen gezielte Prozessverbesserungen.

Der digitale Abrechnungsprozess

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter hat eine Frage zu seiner Gehaltsabrechnung. Er sendet Ihnen wahrscheinlich eine E-Mail oder nutzt ein HR-Portal. Künstliche Intelligenz (KI) kann solche Nachrichten analysieren und relevante Daten automatisch in eine Vorgangsmaske übertragen. Ihre HR-Mitarbeiter sehen die Daten, wählen den Grund der Anfrage aus und erhalten automatisch einen passenden Antwortvorschlag.

Automatisierung: Der nächste Schritt zu effizientem HR-Service

Mit Künstlicher Intelligenz können Abrechnungsprozesse vollständig automatisiert werden. Moderne HR-Software wie HR Project Experts geht über die reine Digitalisierung hinaus und setzt auf Automatisierung. In HRDesk von HR Project Experts definieren Sie einmalig einen Prozess zur Bearbeitung von Abrechnungen, der dann für alle Anfragen angewandt wird. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich – die Software führt Sie intuitiv durch den Definitionsprozess. Lösen Sie einen vordefinierten Abrechnungsprozess aus, prüft die KI eigenständig, ob die Voraussetzungen für eine Anfrage gegeben sind, ob ein Preisnachlass in Frage kommt oder ob zusätzliche Informationen erforderlich sind. Die KI passt das Mitarbeiter-Template an und versendet eine Antwort an den Mitarbeiter. Das Ergebnis sind wenige Klicks für Sie und eine schnelle Lösung für Ihre Mitarbeiter.

Mit diesen Funktionen gestalten Unternehmen ihre Abrechnungsprozesse effizient:

• Automatische Erfassung: Anfragen aus verschiedenen Kanälen werden erkannt, kategorisiert und priorisiert.
• KI-gestützte Workflows: Standardfälle werden automatisiert bearbeitet, komplexere Anliegen direkt an Experten weitergeleitet.
• Unterstützung durch KI: Intelligente Vorschläge helfen Mitarbeitern, schnell und konsistent auf Anfragen zu reagieren.

Vorteile des richtigen Umgangs mit Mitarbeiterabrechnungen

Ein optimaler Umgang mit Abrechnungen bietet entscheidende Vorteile:

• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter schätzen schnelle und kompetente Lösungen.
• Erhalt der Mitarbeiterbindung: Ein professioneller Umgang mit Anfragen kann Mitarbeiter zurückgewinnen und langfristig binden.
• Stärkung des Markenimages: Unternehmen, die Anfragen ernst nehmen, profitieren von einem positiven Ruf.
• Effizienz in der Prozessgestaltung: Durch strukturierte Workflows werden Ressourcen optimal genutzt.

Die Kür: Integrierter Self-Service für Mitarbeiterabrechnungen

Noch mitarbeiterfreundlicher wird der Abrechnungsprozess, wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen integrierten Self-Service per App oder Web-Formular anbieten, wie zum Beispiel HR Project Experts CONVERSATIONS. Mitarbeiter entscheiden in diesem Fall selbst, ob sie eine Rücksendung oder einen Preisnachlass bevorzugen.

Diese direkte und papierlose Kommunikation funktioniert so:

• Inbox – direkter Draht zu Ihren Mitarbeitern: Über eine digitale Inbox versenden Sie Briefe und Dokumente papierlos als Einmalversand (Secure-E-Mail) oder in Form einer digitalen Postbox. Im Falle einer Anfrage erhalten Ihre Mitarbeiter eine sogenannte Conversation – einen individuellen Vorgangslink zu ihrer Anfrage. Die Vorlage für eine Conversation erstellen Sie mit dem HR Project Experts CONVERSATIONS Editor selbst – in wenigen Klicks, in Ihrem Corporate Design und nach Ihren Bedürfnissen.
• Outbox – einfache Kommunikation für Ihre Mitarbeiter: Die Nachricht mit dem Vorgangslink landet in der Outbox Ihrer Mitarbeiter. Per App oder über ein Web-Formular initiieren sie den individuellen Vorgangslink. Alle wichtigen Angaben sind von der intelligenten Software bereits ausgefüllt. Ihre Mitarbeiter müssen lediglich die gewünschte Erstattung auswählen. Über die Outbox senden Ihre Mitarbeiter auch relevante Dokumente wie Belege oder Bilder zur Anfrage. In das System integriert ist ein automatischer Qualitätscheck beim Upload der Dokumente.
• Über Mobile Capture Fotos versenden: Wollen Ihre Mitarbeiter bestimmte Dokumente abfotografieren, verwandeln Sie diese Smartphone-Fotos im Rahmen eines digitalen Abrechnungsprozesses über Mobile Capture in hochwertige Scans. Dafür sorgen eine automatische Dokumenten- und Beleuchtungserkennung, ein automatischer Bildauslöser sowie ein Zuschneide-Algorithmus.
• Formulare optimieren: Mit automatischen Erinnerungen, digitalen Signaturfunktionen und Validierungsoptionen unterstützen die mobilen und intelligenten Formulare Ihre Mitarbeiter zudem beim Ausfüllen von Abrechnungsformularen.

HR Project Experts: Die perfekte Lösung für Ihre Abrechnungsbearbeitung

HR Project Experts bietet Unternehmen eine umfassende Plattform, um Mitarbeiterabrechnungen digital zu erfassen und effizient zu bearbeiten. Die KI-gestützte Software vereint zahlreiche Funktionen, die speziell auf die Anforderungen moderner Unternehmen abgestimmt sind:

• Automatisierte Erfassung und Weiterleitung: Anfragen werden aus allen Kanälen gesammelt und direkt an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet.
• Intelligente Analysen: Dashboards bieten wertvolle Einblicke in häufige Probleme und deren Ursachen.
• Integration in bestehende Systeme: HR Project Experts lässt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren.

Mit HR Project Experts verbessern Sie nicht nur Ihre Effizienz, sondern steigern auch nachhaltig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.

Fazit: Digitale Abrechnungsprozesse sind Ihr Service-Ass

Die Digitalisierung und Automatisierung von Mitarbeiterabrechnungen ist für Unternehmen ein entscheidender Schritt, um sich im Wettbewerb zu behaupten. Mit der richtigen Strategie und passenden Tools wie HR Project Experts können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig verbessern. Digitale Abrechnungsprozesse erleichtern den Mitarbeiterdialog und schaffen eine Kommunikation auf Augenhöhe. Sie entlasten Mitarbeitende von Routinearbeiten und schaffen nachhaltig exzellente Serviceerlebnisse. Transparenz, Schnelligkeit und Einfachheit überzeugen digitale Mitarbeiter. Damit machen Sie Ihre Mitarbeiter zufriedener und Ihren Service effizienter – mit einer Kosteneinsparung von bis zu 81 Prozent.

Starten Sie noch heute: Vereinbaren Sie eine individuelle Demo, um die Lösungen von HR Project Experts kennenzulernen und revolutionieren Sie Ihr Abrechnungsmanagement.